DropBox｜最受商业人士喜爱的云端储存空间｜免费申请教学

说到在云端储存空间进行线上文件交换，除了纯手工操作网页或 FTP 等方式外，工字号最早用过的「自动」文件交换系统是微软的「Office Groove 2007」。Groove 不提供线上储存空间，因此没办法像「DropBox」或是 Google Drive 一样，可以在网络上的云端储存空间进行档换交换的线上服务。

为了这个原因，我先前在实验室安装一台内建 Groove 服务的服务器，并且把电脑保持在24小时开机的状态，这样就能在外出工作和接案时用同一套软件跟服务器进行文件同步，只要我修改或新增文件，服务器内的文件也会同步更新到最新内容，不仅方便而且安全，这样的网络设计著实让我能够安心工作，其实这也称得上是早期半自动的云端服务。

不过这种作法有一些小问题，姑且不看如何随时上网或上网速率过慢这些问题，在我自己的使用经验中，最大的问题在于「不顺手」，原因之一就是没有线上储存空间所导致。让服务器随时保持在开机状态，却只为了交换文件使用，不仅不环保，而且在远端进行操作时，无法有效掌握主机的状态，常常导致无法进行有效更新，使得相同的文件会因为安全问题，变成两份文件。结果我回到实验室后还是花时间重新修改、整合两个文件内容，著实花费的不少力气。

不过这种半自动的云端文件同步服务再后来产生了变化，DropBox 和 Google Drive 与 Apple iCloud 接连横空出世。其中最受商业人士和校园学生喜爱的 DropBox 更是占据了其中霸主地位。

虽然得在电脑跟智慧型手机上安装新软件，而且「某」方面的安全性可能也没有 Groove 来得高（毕竟文件都在地球另一端的服务器中，天晓得 FBI 或 CIA 会不会复制一份）。不过 DropBox 限制（或称训练）你的使用方式（譬如具有专用性质的资料夹之使用规则），而且幕后的即时更新机制具有极高的流畅性，让我们可以简便的使用 DropBox 提供的优秀服务。

当然，单一性的服务是他们的精华价值，我们不会想要用 DropBox 做其他事情，因为他就是为了提供良好的文件交换服务而存在。

此外，我们选用 DropBox 的原因之一，在于该系统的多样性选择，除了可提供传统电脑的作业系统（如：Microsoft Windows OS或 Apple OS X）使用外，甚至连 Google Android 和 Apple iPhone 等移动设备都能使用，这一点就让 DropBox 深受许多 3C 爱好者的赞赏与推荐，而且在如此多样性的选择中，他们的专一性服务仍然没有改变，唯一的目的，就是让我们可以专心工作。

DropBox 申请教学与提示

不免俗的，工字号要教大家如何申请 DropBox，但是基于先前的一贯立场，我相信很多人早就不是电脑初学者，所以我只在这边简单提示一下流程，免得大家越看越模糊。

1. 点选「DropBox 免费申请[1]」进入官网；
2. 填写「Create a Free Dropbox Account」底下的各项栏位，用以新增帐户，包括：

• First name：填写名字；
• Last name：填写姓氏；
• Email：填写电子信箱位址；
• Password：填写密码；
• I agree to Dropbox Terms of Service：勾选此项，表示同意各项使用规定，之后按下「Create Account」按钮下载 DropBox 主程序，同时可以进行下一步骤；

3. 下载软件后，直接执行并安装，让软件常驻在系统中；
4. DropBox 程序第一次执行时，会询问您是否已经拥有 DropBox 帐号，由于我们刚刚已经申请帐号了，因此请直接点选「I already have a Dropbopx account」，并点选下一步；
5. 在新出现的页面中，填写「Log in to Dropbox」下的各项栏位，包括：

• Email：请填写刚刚申请时的电子信箱；
• Password：请填写刚刚申请时的密码；
• Computer Name：随意填写电脑名称，以方便辨识即可，由于往后管理时，系统会提示使用电脑的名称作为管理依据，因此各台电脑请尽量取不同的名称；

6. 接著，软件会提示三种储存空间的选择信息，分别为免费的 2 GB、每月 9.99 美金的 50 GB 以及每月 19.99 美金的 100 GB，以提供有各种需求的人申请，由于我们只是个人使用，因此暂时使用免费空间即可（还可以透过奖励手段，提高储存空间的容量上限），如果未来有需要，仍可转成其他方案；
7. 在新的页面中，系统会提示两种设定模式，分别为基本模式（Typical）以及进阶模式（Advanced），有兴趣的人可以选择进阶模式，但是我们一般只要选择基本模式即可；
8. 在完成上一个步骤后，就会出现总共分为五个页面的简单教学，不想看得可以直接跳过（Skip Tour），内容大致包含：

• 教学一，表示 DropBox 会在我的文件（My Documents）资料夹下新增一个 DropBox 资料夹；
• 教学二，表示我们可以在其他未安装 DropBox 的电脑上，直接透过网页登入 DropBox 官网，可以直接下载我们的文件，以进行观看或编辑等，之后可以再上传到官网中进行更新；
• 教学三，会出现一个大箭头指著工具列上的一个图示，表示 DropBox 已经常驻，并可以随时进行文件同步更新的作业；
• 教学四，表示 DropBox 资料夹底下的资料夹，可以透过按压鼠标右键叫出功能选单后，在「DropBox 选单」中，选取「Share This Folder」，可以跟其他人共享该资料夹的内容；
• 教学五，表示所有安装作业已经完成，我们可以正式享受 DropBox 所带来的种种便利。

完成上面步骤后检查电子信箱，应该会发现一封 DropBox 寄来的邮件，内容大致是告诉你，如何增加储存空间的方法：

**

Hi, Here’s how to get the most out of Dropbox: Download and install Dropbox. Any file you place in your Dropbox folder will automatically save to all your computers, phones and even the Dropbox website! Downloading Dropbox also lets you easily share docs and photos, and work together with friends. To learn more about Dropbox, check out our tour. Welcome to Dropbox!

• The Dropbox Team P.S. Get extra space free.

DropBox 会如此迅速发展起来，有个我认为很重要的原因，其实也就是跟这封信的内容有关。因为他们家的系统，一开始只会提供 2 GB 的免费储存空间**，虽然已经算很够用了，但是基于人们贪小便宜的心态，他们特别设计出许多奖励方式，可以用来增加储存空间的容量呦。

譬如在完成上面各项教学步骤后，我们重新登入官网的操作后台，第一个页面（Get Started）会出现七个新手任务。只要完成任务，系统会额外提供 250 MB 的免费空间，包括：

1. Take the Dropbox tour，点选以完成 DropBox 的导引教学；
2. Install Dropbox on your computer，安装 DropBox 软件（如果大家按照先前教学步骤，这一项应该已经被完成（Complete）了）；
3. Put files in your Dropbox folder，在 DropBox 资料夹下放置任意文件；
4. Install Dropbox on other computers you use，在其他电脑安装 DropBox，并用相同帐号登入；
5. Share a folder with friends or colleagues，分享一个资料夹给其他人使用；
6. Invite some friends to join Dropbox，邀情朋友一同来使用 DropBox；
7. Install Dropbox on your mobile device，在移动设备上使用 DropBox。

另外，只要你多邀请一位朋友加入，都可以另外取得 250 MB 的免费空间，且最多可以邀请 32 人加入，也就是说最高可以增加 8 GB 的容量。

由于奖励方案会不定时新增或修改，就麻烦大家自行到「DropBox Free」查阅最新情报啰。工字号曾经听闻有人光靠著各式奖励方案，取得高达 20 GB 的免费空间呢，很棒吧。

话说回来，我自己是觉得 2 GB 已经很够用，太多无用的资料只会拖掉我的网络速度，而且没有分类存档备份，往后可就麻烦了（请见我的另篇文章：「个人与企业该如何决定需要保存或删除的资料」）。

1. DropBox 官方网站免费帐号申请。