在電子工程專輯官網看到一篇《多數企業缺乏妥善資料保存計畫反而浪費資源》的技術文章，開頭第一段即開宗明義的點出：「絕大多數的企業管理資訊時並未遵循自訂的規範。僅有46%真正擁有保存計劃。」
這篇技術文章主要在分析當前企業的 IT 環境，無論是企業傳統文化的影響，或是管理者、決策者的漠視，決大多數的企業在對於資料保存的議題與執行上，已經在實質上被低估了其真正價值。
一間企業為何需要保存各類資料長達數月、數年甚至是整間公司歷史長的時間之久，即使是已結案的歷史案件？
這個問題其實許多人都知道該如此做，甚至還為此開過主管級的專案會議，擬定出許多套儲存管理程序，並花了許多預算購置相關軟硬體設施。
我過去經常接觸許多微型、中型甚至是大型企業，或多或少可以得知各企業，對於資料保存的努力及付出。然而，知道該做與知道為何而做，這是完全兩回事情。
許多企業即便開過再多的資訊管理會議，最後的結論通常都是：「透過日益進步的廉價儲存技術，無限制的保存所有資料。」
我在這邊舉一個簡單的例子，幾年前受朋友所托，替一間公司進行辦公室電子化的更新作業。原本最初的網路系統，用來保存機密資料的是一台 IBM 伺服器，實際存放的資料容量僅佔用約莫 10G Bytes 的硬碟空間，而且那還是十多年下來的所保存的資料量。
但是自從替他們將公司系統重新規劃與施作後，有一次再幫他們維護系統時，發現實際儲存的資料量已經爆增六倍，而那還只是過了半年左右的時間。
那家公司的員工一開始認為新系統的儲存空間很大，很快樂的將所有資料都全部存入，卻完全沒有意識到資料是否必要存在。
越到後面才發現資料量越來越大，這時候要刪除資料這檔子事情幾乎已經變得不可能了，最後只能任由資料量極其無賴般的增長，結果就是只能更換越來越大的儲存空間。這就是一開始沒做好資料保存計畫的後果。
即便許多公司已經做好了資料保存計畫，但實施的人因為許多原因，並沒有完全遵守與執行，那同樣的將會導致同樣的結果。
其實「資料保存」這個概念本身就是一件曖昧不明的事，我們不可能完全保存所有的資料，我們也無法任意決定哪些資料不用保存。這中間最根本的原因，就是因為一間企業體是由最上位到最下位的群體所交織組成。
簡單講，就是所有人對於刪除資料的看法，加總起來會相當程度的等於「矛盾」。
就在這種矛盾情節下，自然無法歸納總結出一個有效的資料保存模式，正如電子工程專輯文章中一段所說：「IT及法務人員間對於缺乏資訊保存計劃首要原因認知的差異：41% 的 IT 管理人員不認為計劃是有必要性的，有30%的人表示缺乏負責的人員，並有29%表示缺乏的原因為成本考量。法務人員則表示首要原因為成本考量（58%）、缺少可建立計劃的專業人士（48%），以及缺乏可負責的人員（40%）。」
在上面的引文中，我們可以更進一步發現，主要而且是唯一的原因，完全在於人為因素，而此人為因素所導致的隱性虧損，又將造就成本實質上的浪費。
那是否有好的資料保存模式？
在筆者個人經驗中，一般家用的個人電腦裡頭，或多或少都會保留程度不一的資料，像是影片、音樂、作業、軟體、相片等等，而我們會保留該等資料的原因，不外乎是對我們有所用處，可能是過去的經歷、經驗，又或者是為了娛樂、工作甚至是滿足欲望等。
但是無論個人資料如何多，都不會比得上一間企業需要儲存的資料量，那是完全無法比擬的（撇開一部部高畫質色情劇情電影不談，笑）。
反觀企業資料的用途，不外乎是備忘錄、專案人員的承接、新專案的參考、歷屆財務資料、業務資料、人事資料及機密資料等等。而我認為所謂的資料用途，就是企業資料保存模式中一個極佳的解套手段。
IT 部門可以設計一套資料管理系統，只針對已結案以及目前不需要使用的資料進行保存。並且將每一筆資料都給予一個權重，例如法律訴訟可能用到的引證資料給予 8，公司機密資料給予 10，電話備忘錄給予 3。
另外，設計一套時間遞延管理模型，當資料儲存的每經過一年後，所有儲存資料的權重自動減 0.1。當任何一份資料的權重變成 0 時，將該資料的內容自動提交給相關部門主管，他可以親自審閱或是交由適當員工審核，如果資料確實已不再需要使用，就可以在建制引言目錄後整份丟進冷凍區（例如價格便宜但是容量超大的磁帶），這樣一來也不用怕有人互亂存一些色情影片在公司伺服器內了（對，我前主管就這樣幹）。
最後（嚇，跳好快！好吧，承認我寫累了），雖然前揭文章有著很濃厚的置入性行銷味道，但實際指出的問題並沒有改變，一間企業的資料保存問題確實是長期且重要的研究課題。
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