說到在雲端儲存空間進行線上檔案交換，除了純手工操作網頁或 FTP 等方式外，工具人最早用過的「自動」檔案交換系統是微軟的「Office Groove 2007」。Groove 不提供線上儲存空間，因此沒辦法像「DropBox」或是 Google Drive 一樣，可以在網路上的雲端儲存空間進行檔換交換的線上服務。
為了這個原因，我先前在實驗室安裝一台內建 Groove 服務的伺服器，並且把電腦保持在24小時開機的狀態，這樣就能在外出工作和接案時用同一套軟體跟伺服器進行檔案同步，只要我修改或新增檔案，伺服器內的檔案也會同步更新到最新內容，不僅方便而且安全，這樣的網路設計著實讓我能夠安心工作，其實這也稱得上是早期半自動的雲端服務。
不過這種作法有一些小問題，姑且不看如何隨時上網或上網速率過慢這些問題，在我自己的使用經驗中，最大的問題在於「不順手」，原因之一就是沒有線上儲存空間所導致。讓伺服器隨時保持在開機狀態，卻只為了交換檔案使用，不僅不環保，而且在遠端進行操作時，無法有效掌握主機的狀態，常常導致無法進行有效更新，使得相同的檔案會因為安全問題，變成兩份檔案。結果我回到實驗室後還是花時間重新修改、整合兩個檔案內容，著實花費的不少力氣。
不過這種半自動的雲端檔案同步服務再後來產生了變化，DropBox 和 Google Drive 與 Apple iCloud 接連橫空出世。其中最受商業人士和校園學生喜愛的 DropBox 更是佔據了其中霸主地位。
雖然得在電腦跟智慧型手機上安裝新軟體，而且「某」方面的安全性可能也沒有 Groove 來得高（畢竟檔案都在地球另一端的伺服器中，天曉得 FBI 或 CIA 會不會複製一份）。不過 DropBox 限制（或稱訓練）你的使用方式（譬如具有專用性質的資料夾之使用規則），而且幕後的即時更新機制具有極高的流暢性，讓我們可以簡便的使用 DropBox 提供的優秀服務。
當然，單一性的服務是他們的精華價值，我們不會想要用 DropBox 做其他事情，因為他就是為了提供良好的檔案交換服務而存在。
此外，我們選用 DropBox 的原因之一，在於該系統的多樣性選擇，除了可提供傳統電腦的作業系統（如：Microsoft Windows OS或 Apple OS X）使用外，甚至連 Google Android 和 Apple iPhone 等行動裝置都能使用，這一點就讓 DropBox 深受許多 3C 愛好者的讚賞與推薦，而且在如此多樣性的選擇中，他們的專一性服務仍然沒有改變，唯一的目的，就是讓我們可以專心工作。
DropBox 申請教學與提示
不免俗的，工具人要教大家如何申請 DropBox，但是基於先前的一貫立場，我相信很多人早就不是電腦初學者，所以我只在這邊簡單提示一下流程，免得大家越看越模糊。
- 點選「DropBox 免費申請[1]」進入官網；
- 填寫「Create a Free Dropbox Account」底下的各項欄位，用以新增帳戶，包括：
- First name：填寫名字；
- Last name：填寫姓氏；
- Email：填寫電子信箱位址；
- Password：填寫密碼；
- I agree to Dropbox Terms of Service：勾選此項，表示同意各項使用規定，之後按下「Create Account」按鈕下載 DropBox 主程式，同時可以進行下一步驟；
- 下載軟體後，直接執行並安裝，讓軟體常駐在系統中；
- DropBox 程式第一次執行時，會詢問您是否已經擁有 DropBox 帳號，由於我們剛剛已經申請帳號了，因此請直接點選「I already have a Dropbopx account」，並點選下一步；
- 在新出現的頁面中，填寫「Log in to Dropbox」下的各項欄位，包括：
- Email：請填寫剛剛申請時的電子信箱；
- Password：請填寫剛剛申請時的密碼；
- Computer Name：隨意填寫電腦名稱，以方便辨識即可，由於往後管理時，系統會提示使用電腦的名稱作為管理依據，因此各台電腦請盡量取不同的名稱；
- 接著，軟體會提示三種儲存空間的選擇資訊，分別為免費的 2 GB、每月 9.99 美金的 50 GB 以及每月 19.99 美金的 100 GB，以提供有各種需求的人申請，由於我們只是個人使用，因此暫時使用免費空間即可（還可以透過獎勵手段，提高儲存空間的容量上限），如果未來有需要，仍可轉成其他方案；
- 在新的頁面中，系統會提示兩種設定模式，分別為基本模式（Typical）以及進階模式（Advanced），有興趣的人可以選擇進階模式，但是我們一般只要選擇基本模式即可；
- 在完成上一個步驟後，就會出現總共分為五個頁面的簡單教學，不想看得可以直接跳過（Skip Tour），內容大致包含：
- 教學一，表示 DropBox 會在我的文件（My Documents）資料夾下新增一個 DropBox 資料夾；
- 教學二，表示我們可以在其他未安裝 DropBox 的電腦上，直接透過網頁登入 DropBox 官網，可以直接下載我們的檔案，以進行觀看或編輯等，之後可以再上傳到官網中進行更新；
- 教學三，會出現一個大箭頭指著工具列上的一個圖示，表示 DropBox 已經常駐，並可以隨時進行檔案同步更新的作業；
- 教學四，表示 DropBox 資料夾底下的資料夾，可以透過按壓滑鼠右鍵叫出功能選單後，在「DropBox 選單」中，選取「Share This Folder」，可以跟其他人共享該資料夾的內容；
- 教學五，表示所有安裝作業已經完成，我們可以正式享受 DropBox 所帶來的種種便利。
完成上面步驟後檢查電子信箱，應該會發現一封 DropBox 寄來的郵件，內容大致是告訴你，如何增加儲存空間的方法：
Hi,
Here’s how to get the most out of Dropbox:
Download and install Dropbox.
Any file you place in your Dropbox folder will automatically save to all your computers, phones and even the Dropbox website!
Downloading Dropbox also lets you easily share docs and photos, and work together with friends.
To learn more about Dropbox, check out our tour.
Welcome to Dropbox!
– The Dropbox Team
P.S. Get extra space free.
DropBox 會如此迅速發展起來，有個我認為很重要的原因，其實也就是跟這封信的內容有關。因為他們家的系統，一開始只會提供 2 GB 的免費儲存空間，雖然已經算很夠用了，但是基於人們貪小便宜的心態，他們特別設計出許多獎勵方式，可以用來增加儲存空間的容量呦。
譬如在完成上面各項教學步驟後，我們重新登入官網的操作後台，第一個頁面（Get Started）會出現七個新手任務。只要完成任務，系統會額外提供 250 MB 的免費空間，包括：
- Take the Dropbox tour，點選以完成 DropBox 的導引教學；
- Install Dropbox on your computer，安裝 DropBox 軟體（如果大家按照先前教學步驟，這一項應該已經被完成（Complete）了）；
- Put files in your Dropbox folder，在 DropBox 資料夾下放置任意檔案；
- Install Dropbox on other computers you use，在其他電腦安裝 DropBox，並用相同帳號登入；
- Share a folder with friends or colleagues，分享一個資料夾給其他人使用；
- Invite some friends to join Dropbox，邀情朋友一同來使用 DropBox；
- Install Dropbox on your mobile device，在行動裝置上使用 DropBox。
另外，只要你多邀請一位朋友加入，都可以另外取得 250 MB 的免費空間，且最多可以邀請 32 人加入，也就是說最高可以增加 8 GB 的容量。
由於獎勵方案會不定時新增或修改，就麻煩大家自行到「DropBox Free」查閱最新情報囉。工具人曾經聽聞有人光靠著各式獎勵方案，取得高達 20 GB 的免費空間呢，很棒吧。
話說回來，我自己是覺得 2 GB 已經很夠用，太多無用的資料只會拖掉我的網路速度，而且沒有分類存檔備份，往後可就麻煩了（請見我的另篇文章：「個人與企業該如何決定需要保存或刪除的資料」）。
發佈留言